Archivio di Stato, come riprodurre i documenti
San Marino. (San Marino Fixing) In coda alla fine dello scorso anno è stato pubblicato il Regolamento per la consultazione, la riproduzione e la pubblicazione del materiale documentario dell’Archivio di Stato (Regolamento numero 7 del 2017). I documenti conservati dall’Archivio di Stato sono liberamente consultabili salvo i limiti sulla riservatezza di seguito indicati previsti dagli articoli 17, 18, 19 della Legge 11 maggio 2012 n. 50: i documenti relativi alla politica estera o interna della Repubblica che siano stati dichiarati di carattere riservato, diventano consultabili 30 anni dopo la data della loro formazione; i documenti dei processi penali sono consultabili 50 anni dopo la conclusione del procedimento. Inoltre i documenti conservati dall’Archivio di Stato che siano stati oggetto di riproduzione a mezzo microfilm o con strumenti digitali, saranno consegnati ai fini della consultazione in tale formato, salva diversa autorizzazione del Direttore rilasciata a seguito di motivata richiesta scritta dell’utente. Il Direttore o l’Esperto d’Archivio si riserva la facoltà di escludere dalla consultazione il materiale documentario che potrebbe subire danneggiamenti.
La consultazione dei documenti deve essere prenotata con congruo anticipo, mediante apposita richiesta (telefonica o inoltrata a mezzo fax o posta elettronica), nella quale deve essere indicata la segnatura archivistica e la data in cui l’utente effettuerà la consultazione del materiale richiesto. Qualora l’utente non sia a conoscenza della segnatura archivistica, il personale dipendente dell’Archivio di Stato è tenuto a collaborare al fine di fare acquisire le informazioni necessarie. La ricerca compete all’utente. La consultazione dei documenti è consentita unicamente nelle sale dell’Archivio di Stato negli orari previsti ed osservando le prescrizioni impartite. Eventuali borse, cartelle o contenitori di qualsiasi genere devono essere riposti a cura dell’utente negli appositi armadietti posti nelle immediate vicinanze dell’ingresso dell’Archivio di Stato.
Per accedere alla sala di consultazione l’utente è tenuto a compilare, per ciascun anno solare, una domanda di ammissione alla consultazione indicando i principali temi di ricerca che intende effettuare. Il modulo per la domanda di ammissione alla consultazione reca un apposito spazio ove il personale addetto all’assistenza annota i documenti consultati dall’utente. Al termine di ogni sessione di consultazione, l’utente è tenuto ad apporre la propria firma a margine delle annotazioni apposte dal personale addetto all’assistenza in sala di consultazione.
Le informazioni e i dati contenuti nella domanda di consultazione possono essere utilizzati dall’Archivio di Stato a fini statistici, nel rispetto e nell’osservanza delle norme a tutela dei dati personali. Durante la consultazione, il personale preposto consegna all’utente il materiale documentario richiesto per unità archivistiche (singolo documento, fascicoli/registri). Al fine di permettere una gestione controllata dell’attività di competenza dell’Archivio di Stato, è consentita la consultazione di un numero massimo di cinque buste nell’arco della giornata.
RIPRODUZIONE MATERIALE DOCUMENTARIO
La riproduzione del materiale documentario oggetto di consultazione è eseguita dal personale dell’Archivio di Stato mediante fotoriproduzione o duplicazione digitale, previa richiesta formalizzata e indicata dall’utente nello spazio apposito del modulo, nonché specificando la segnatura archivistica dei documenti da riprodurre e la modalità di riproduzione prescelta. La consegna delle riproduzioni avviene di norma il giorno lavorativo seguente a quello della richiesta; l’Archivio si riserva tuttavia di indicare tempi di consegna diversi anche in ragione della tipologia della documentazione da riprodurre. Il Direttore o l’Esperto d’Archivio si riserva la facoltà di escludere dalla riproduzione il materiale documentario che potrebbe subire danneggiamenti in ragione delle condizioni o del formato del supporto originale.
L’utente può eseguire fotografie ai documenti, dei quali non si disponga delle immagini digitalizzate, per limitate quantità, evitando: la riproduzione fotografica integrale di un fondo o serie archivistica, di maneggiare incautamente i documenti, l’utilizzo di flash, treppiedi, scanner portatili o a penna e altre fonti luminose portatili. La segnatura dei documenti da riprodursi dovrà essere annotata nell’apposito spazio del modulo. Eventuali deroghe potranno essere concesse esclusivamente dal Direttore.
In caso di riprese audio-video, è necessaria l’autorizzazione scritta da parte del Direttore sull’apposito modulo. Ferme restando le limitazioni di cui sopra, lo studioso è responsabile dell’utilizzo corretto delle informazioni o dati acquisiti con la ricerca, avendo cura, in caso di loro divulgazione, di pubblicare solo quelli strettamente necessari e funzionali alla ricerca medesima con esclusione di ogni dato che possa risultare lesivo della dignità e dell’onore delle persone o di eventuali famiglie.
E’ vietata all’utente qualsiasi azione che possa danneggiare il materiale documentario ricevuto in consegna. La pubblicazione del materiale documentale o di parte di esso è subordinata alla preventiva autorizzazione del Direttore, tramite domanda scritta corredata da imposta di bollo vigente.
La pubblicazione deve indicare l’Archivio di Stato di San Marino quale possessore del documento edito, l’esatta segnatura del documento, l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con altro mezzo e gli estremi della autorizzazione.
